Hoe vermijd je dubbelfinanciering?

Dubbelfinanciering ontstaat wanneer voor dezelfde kosten meermaals subsidies worden ontvangen. Bijvoorbeeld, als je al een subsidie ontvangt voor het werk van een personeelslid, mag je dit werk niet opnieuw als kosten indienen voor ESF/VCF financiering.    

Belangrijk: Het is essentieel dat je boekhouding duidelijk en transparant is en alle financiële stromen identificeert. In het bijzonder voor subsidies: projectsubsidies én reguliere subsidies. De promotor/partner moet sluitend bewijzen dat er geen dubbelfinanciering mogelijk is. Deze verplichting geldt dus ook voor de partners in het project.  

• Gebruik boekhoudkundige codes (bv. projectcodes)  
• Gebruik één projectcode voor alle uitgaven en inkomsten die verband houden met het ESF-project.  
• Kosten die al betaald worden door andere subsidies, en bijdragen aan het project, moeten als andere publieke cofinanciering in je boekhouding en in PLATOS staan. Ook deze inkomsten krijgen de ESF-projectcode. Voor zo’n kosten laad je ook een cofinancieringsattest op.  
• Als slechts een deel van de subsidie wordt gebruikt voor het project, werk dan met een verdeelsleutel.    

Let op: Het moet hierbij niet gaan om aparte rekeningnummers, maar om codes in je boekhouding die de uitgaven en inkomsten van het project duidelijk maken. En die de andere financiële stromen er duidelijk van afscheiden. Het kan dus ook gaan om aparte budgetsleutels, projectcodes, artikelen, allocaties, celkredieten, ...   

• Je laadt een uittreksel van de projectboekhouding op in PLATOS van zowel de promotor als de partners.   
• Elk uittreksel moet volgende informatie bevatten:  
  • Projectcode  
  • Alle projectbedragen (inkomsten en uitgaven)  
  • Korte omschrijving/toelichting van het bedrag   
  • Code van de grootboekrekening.  

Deze uittreksels voeg je toe bij elk tussentijds of eindrapport. Zo’n boekhouding voor alle financiële stromen maakt het mogelijk om dubbelfinanciering uit te sluiten. Steekproefsgewijs wordt er daarop een diepgaande controle uitgevoerd. Organisaties die op deze manier boekhouden, hebben de beste garantie tegen problemen. 

In de Common Provisions Regulation (de Verordening gemeenschappelijke bepalingen van de Europese Unie) staat Artikel 74, Programmabeheer door de beheerautoriteit;  

1. De beheerautoriteit: a) voert beheersverificaties uit om na te gaan of de medegefinancierde producten en diensten zijn geleverd, of de concrete actie voldoet aan het toepasselijke recht, aan het programma en aan de steunvoorwaarden, en: voor kosten die worden vergoed overeenkomstig artikel 53, lid 1, punt a), of het bedrag van de door de begunstigden met betrekking tot deze kosten gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk is betaald en of de begunstigden een afzonderlijke boekhouding voeren of passende boekhoudkundige codes gebruiken voor alle met die concrete actie samenhangende transacties.

Primaire voorwaarde: de financiële stromen in de boekhouding zijn tot op het allocatieniveau (tot zelfs op het niveau van de medewerkers) helder en afscheidbaar!