Raad van Wijzen in de kijker: expert HRO Robert Taen over de rol van gedrag en cultuur op het leer- en aanpassingsvermogen

Wist u dat ESF Vlaanderen een persoonlijke Raad van Wijzen heeft voor haar oproep Anders Organiseren 2.0? Deze diverse groep experts staat de organisaties binnen de oproep bij met advies, tips en aanbevelingen. Zo zorgen we ervoor dat deze organisaties een multidisciplinaire begeleiding krijgen in hun zoektocht naar andere organisatievormen. Expert HRO Robert Taen vertelt over zijn ervaring als Raad van Wijzen-lid.

Bij ESF Vlaanderen willen we onze projectdeelnemers de best mogelijke begeleiding aanbieden, zodat ze gefundeerde beslissingen kunnen maken om zich intern anders te organiseren. Maar we weten ook niet altijd exact hoe dat precies moet gebeuren. Daarom laten we ons bijstaan door experts en ervaringsdeskundigen. Zo is binnen de oproep ‘Anders Organiseren 2.0’ de Raad van Wijzen ontstaan, een sterke groep van experts die de kennis van hun vakgebied meenemen naar en delen met de ESF-projectdeelnemers.

De vier experts van de Raad van Wijzen kijken elk met hun eigen, specifieke bril op naar de verschillende organisaties binnen de oproep Anders Organiseren 2.0. Door de projecten vanuit verschillende vakgebieden te benaderen, ontstaat een multidisciplinaire begeleidingsvorm over de grenzen van domeinen en expertises heen. HRO-expert Robert Taen vertelt over deze verrijkende werkvorm.

Dag Robert! U bent niet enkel lid van onze ESF-Raad van Wijzen, maar eerst en vooral expert HRO. Wat houdt dat precies in?

Robert Taen: Het gedachtegoed van HRO is gebaseerd op het gedrag en de cultuur van organisaties die hoge betrouwbaarheid tonen. Waarom presteren deze organisaties zo hoog? Welke cultuur- en gedragskenmerken zijn daar nou kenmerkend? Uit onderzoek blijkt dat organisaties met hoge betrouwbaarheid o.a. sneller zwakke signalen oppikken, een sterk leer- en aanpassingsvermogen hebben, focussen op wat er gebeurt in de praktijk en daar ook uit leren. Het zijn plekken waar goed gebruik wordt gemaakt van de expertise op de werkvloer, waar de manager faciliteert en maakt dat de uitvoerende experts hun werk kunnen doen, en waar teams direct reageren op plotse gebeurtenissen. Al die patronen wil HRO vertalen naar reguliere organisaties. Het bureau waar ik voor werk, Apollo 13, houdt zich bezig met die praktijkvertaling.

De HRO-kenmerken lijken de logica zelve, maar worden in de praktijk niet altijd toegepast. Waaraan ligt dat volgens u?

Robert Taen: Klopt, ze zijn volstrekt logisch! Ik zie het vaak als ‘gezond boerenverstand terugbrengen naar de werkvloer’. Maar hoe komt het nou dat we het momenteel niet zo doen? Volgens mij is dat het gevolg van honderd jaar organisatietraditie. Bedrijven zijn vaak zo georganiseerd dat je als medewerker bijna wordt uitgenodigd om je hart en hersenen op de plank te leggen voor je de organisatie binnenloopt. Met elkaar hebben we patronen en gewoonten ontwikkeld, zonder er echt over te reflecteren. Dat is de uitdaging voor het nieuwe organiseren: het versterken van het leer- en aanpassingsvermogen, door vastgeroeste patronen, gewoonten en gedrag van managers en medewerkers te doorbreken.

Met het loslaten van patronen en gewoonten, volgt waarschijnlijk ook wel weerstand?

Robert Taen: Absoluut, al hangt er volgens mij veel af van de interventiestrategie. Als je binnenkomt met ‘Joh, we hebben iets moois bedacht en dat gaan we zus en zo aanpakken’, dan sta je al met 1-0 achter. HRO biedt geen tienstappenplan om het walhalla te bereiken. De kern is ‘zoek het uit’, in de positieve zin van het woord. In elke organisatie loop je tegen dingen aan die beter kunnen, en dat hoeft niet altijd ellende te betekenen. Als je aansluiting vindt bij dat waar mensen tegenaan lopen, ontstaat er vaak wel enthousiasme.

(© ESF Vlaanderen; Raad van Wijzen in actie op een ontmoetingsdag met projecten uit Anders Organiseren 2.0)

Wat verbindt organisaties met hoge betrouwbaarheid?

Robert Taen: HRO onderscheidt vijf kenmerken op niveau van dagelijks gedrag:
1. Alertheid voor zwakke signalen en zaken die mis kunnen lopen;
2. Niet simplificeren en checken van aannames;
3. Het uitvoerende proces staat in alles centraal;
4. Direct reageren als de dingen anders lopen dan je verwacht en kleinschalig bijsturen;
5. Gebruik maken van alle expertise en kennis in de organisatie.

Daarnaast zijn er ook vier condities op organisatieniveau, die de collectieve scherpte en alertheid mogelijk maken:
1. Onderlinge relaties en interacties tussen mensen zitten goed;
2. Er is een geïnformeerde cultuur met duidelijke (en proactieve) informatiestromen;
3. Er is een gedeeld referentiekader: waar willen we naar toe en hoe willen we werken;
4. Snel schakelen naar andere werkvormen is mogelijk door de grote mate van flexibiliteit.

Bij de twaalf projecten van Anders Organiseren 2.0. komen deze principes ook voor, maar de praktijkvertaling is telkens anders. Bekijk het zo: een ‘gedeeld referentiekader’ zal iets anders betekenen voor een gezondheidsorganisatie of een commercieel bedrijf.

Dat maakt dat u telkens een nieuwe denkoefening moet opstarten met de organisatie die voor u zit, aan de hand van deze kapstokken?

Robert Taen: Dat klopt. In de Raad van Wijzen kijk ik met mijn HRO-bril voornamelijk naar het lerend aanpassingsvermogen en veranderstrategieën. Soms kan gedrag al veranderen met kleine aanpassingen, zoals de afspraak om elke maandag te reflecteren over de afgelopen week. Een medisch team in een ziekenhuis deed dat zo: elke maandag begonnen ze met de vraag ‘Wie hebben we vorige week om zeep proberen te helpen?’. Die vraag nodigde hen uit om met elkaar te praten. Dat kleine leren kan mensen al bewust maken van zaken die beter kunnen en hoe dat aan te pakken.

Als lid van de Raad van Wijzen kijk ik ook zo naar de projecten in Anders Organiseren 2.0. We beginnen met de eerste stap  en sturen steeds ontwikkelingsgewijs bij. Wat wil je bereiken, en hoe ga je dat aanpakken? Welke kleinschalige veranderingen kan je al doorvoeren, en wat leer je daaruit?

U focust op het leer- en aanpassingsvermogen. In welke zin sluit deze kijk aan bij de visie van de andere experts binnen de Raad van Wijzen?

Robert Taen: HRO kijkt naar cultuur en gedrag, gekoppeld aan lerend aanpassingsvermogen. Daarnaast is er ook de sociotechniek, waar het gaat over de organisatorische setting en de structuur van de organisatie. De zelfdeterminatietheorie focust op het individu en individuele motivatie. In die zin zijn wij complementair aan elkaar, door die combinatie van het collectieve perspectief (gedrag en structuur), en het individuele perspectief (motivatie). Ik mis bij deze drie perspectieven misschien nog de procesbenadering zoals Lean of het leiderschapsperspectief. Overigens vullen we dit vanuit de raad der wijzen wel redelijk aan. Maar verder is het ongelofelijk leuk in die Raad van Wijzen, net omdat je vanuit die verschillende brillen multidisciplinair kan werken.

(© ESF Vlaanderen; Raad van Wijzen)

Wat dacht u voor het eerst toen u over de oproep Anders Organiseren 2.0 hoorde?

Robert Taen: Toen we hoorden dat jullie zochten naar expertise op vlak van HRO dacht ik meteen ‘Joh, dit is een unieke kans!’. Geweldig dat jullie ook bezig zijn met HRO, want daar zijn nog niet veel bureaus gespecialiseerd in. Ook de benadering vanuit die verschillende perspectieven! Hartstikke leuk, ik werd er meteen enthousiast van.

Wat ik ook sterk vond, is dat we leren uit het programma zelf. In Anders Organiseren 1.0 ging ESF op een andere manier te werk, waardoor het eindresultaat moeilijk vast te grijpen bleek. Daaruit hebben we geleerd om in Anders Organiseren 2.0 met tussenstappen te werken.

Wat heeft u zoal verrast in Anders Organiseren 2.0?

Robert Taen: Wat me heeft verrast, in de zin van ‘dit zou beter kunnen’, is het helder krijgen van de doelen. We willen het leer- en aanpassingsvermogen van organisaties versterken, maar wat is dat dan precies? Wat wil je nou uiteindelijk bereiken op vlak van concreet gedrag? Heel wat projecten hebben moeite om die verwachting te concretiseren.

Het is waarschijnlijk evidenter om te voelen wat er wringt, maar een pak moeilijker om scherp te stellen wat je dan wél wilt. Ik kan me inbeelden dat dit een zoekend proces met zich meebrengt, met telkens nieuwe impulsen na coachingsgesprekken?

Robert Taen: Ja, klopt! Organisaties voelen dat ze ergens tegenaan lopen en willen dat aanpakken. Maar als je niet weet welke kant je opgaat, dan word je een beetje stuurloos. Het perspectief helder krijgen en daarover communiceren met elkaar is hartstikke belangrijk om de neuzen te richten in een veranderproces.

Iets wat me ook is opgevallen, is dat bedrijven snel springen naar een bepaalde strategie. Traditioneel gezien is er vaak een interventie op structuur, terwijl dit programma net bedoeld is om niet enkel naar de organisatorische setting te kijken, maar ook naar zaken als cultuur, motivatie en gedrag. Positief is dan weer de enorme vooruitgang van sommige organisaties in dit programma. Het eerste halfjaar (sinds de start in december 2020, red.) maakten we ons soms echt zorgen, omdat het alle kanten op ging. En op een of andere manier is dat plots omgeslagen en was er van alles aan het bewegen in de goede richting. Misschien is dat ook een les voor ons: het kost tijd om de boel op gang te krijgen.

Wat is volgens u de heilige graal van HRO, de ultieme tip om als organisatie mee aan de slag te gaan?

Robert Taen: Zoek het uit (lacht). Creëer een context waarin je meer ruimte hebt voor reflectie. Ik gebruik graag de metafoor van de dansvloer en het balkon. Creëer een situatie waarin je aan het dansen bent in de waan van de dag, maar tegelijk ook momenten hebt waarbij je vanop dat balkon toekijkt. Structureel tijd voor oefenen en leren inbouwen, zoals zo’n maandagochtendmoment. Even de koppen bijeen steken, klein leren uit ervaringen van de week voordien en zorgen delen voor komende week.

Welke lessen neemt u mee uit uw ervaring met de projecten van Anders Organiseren 2.0?

Robert Taen: Ten eerste, werk meer met quick wins. Ga niet eindeloos metselen en ontwerpen, maar doe al enkele kleine dingen anders. Dat geeft positieve energie. Ten tweede, begin daar waar de aandacht zit. Wil je de organisatie volledig omgooien maar loop je tegen de werkdruk aan? Begin dan bij die werkdruk. Ten derde, kijk naar je leiderschap. Het is een open deur intrappen, maar de betrokkenheid van je leiderschap speelt een grote rol.

Meer info over deze oproep via https://www.esf-vlaanderen.be/nl/oproepen/anders-organiseren-20