Hulp bij rapportering intern personeel
Hieronder vind je verschillende vragen en antwoorden die gaan over de rapportering met betrekking tot de registratie van intern personeel in de tijdsregistratie-applicatie.
Staat het antwoord dat je zoekt er niet tussen? Neem dan contact op met Europa WSE Support via het contactformulier.
Niet alle gegevens van de TR-app zijn zichtbaar in mijn Platos rapport.
Alle toewijzingen en tijdsregistraties uit de TR-app met status "ingediend bij ESF" worden automatisch ingeladen in Platos.
Wanneer niet alle gegevens zichtbaar zijn in het rapport, kan je in Platos via de knop "Herladen" het scherm updaten.
Hoe kan ik een rapport of preview rapporttabel opvragen?
Met de rol promotor van de promotororganisatie of partnerorganisatie kan je rapporten opvragen (ontwerp rapporttabel, registraties opleidingen en overzicht tijdsregistraties/toewijzingen). Voor de partnerorganisatie is de data beperkt tot deze van de eigen projectmedewerkers.
De werkinstructie om een preview rapport of rapporttabel op te vragen kan je hier vinden.
Welke registraties worden getoond in de preview rapporttabel?
- Finaal overzicht voor rapportperiode
- Enkel prestaties voor de periode van de rapportering
- Enkel degene met ‘status ingediend bij ESF’
- Enkel de niet-gearchiveerde toewijzingen (door de medewerker goed te keuren toewijzingen zijn wel opgenomen)
- Geplande prestaties (nog goed te keuren door leidinggevende) worden niet opgenomen
- Als je een toewijzing registreert binnen een oproep waar dat niet is toegelaten (zie oproepfiche), zal de toewijzing niet zichtbaar zijn in de rapporttabel.
- Wijzigingen in de tijdsregistratie applicatie zijn onmiddellijk zichtbaar in de tijdsregistratie-applicatie, maar op de preview rapporttabel pas de dag na de wijziging (gegevens worden na middernacht verwerkt).
De preview rapporttabel bevat voor toewijzingen een kolom 'originele tewerkstellingsbreuk' en hier staat bij iedereen 100%. Dit klopt niet. Hoe komt dit?
In de tijdsregistratieapplicatie wordt steeds uitgegaan van een 100% tewerkstelling. We vragen je daarom bij het ingeven van het toewijzingspercentage voor deeltijds tewerkgestelden steeds om te rekenen naar een voltijds equivalent.
Meer info over de berekening kan je hier vinden.
Bij de kolom 'organisatie' in de preview rapporttabel staat personeel van partners als zijnde tewerkgesteld bij de promotor. Dit klopt niet. Hoe komt dit?
Wanneer je als promotororganisatie naast je eigen projectmedewerkers, ook de registraties van projectmedewerkers van de partnerorganisatie ingeeft, komt dit in de rapporttabel ook onder jouw organisatie. Je kan in de tijdsregistratie-applicatie aanduiden voor welke organisatie een projectmedewerker werkt.
De naam van de organisatie van een projectmedewerker is niet correct op de preview rapporttabel. Hoe kan ik dit aanpassen?
Met de rol promotor selecteer je het project, en daarna de projectmedewerker. Het scherm projectmedewerker aanpassen wordt getoond. Via het pijltje naast de projectmedewerker, kom je op het scherm waar je de organisatie kan aanpassen. Selecteer de organisatie waarvoor de projectmedewerker werkt. Standaard zal daar de promotor-organisatie getoond worden. In het drop-down veld staan alle (partner)organisaties die in de TR-applicatie toegevoegd werden in het project. Bevestig onderaan via de knop “bewaar”.
Voor het aanpassen van de projectmedewerkers van de partner organisatie vanuit de promotor organisatie, klik eerst op “Ga naar overzicht organisaties en preview rapporttabel. Volg dan de stappen zoals hierboven omschreven vanaf “selecteer projectmedewerker”.
Een partnerorganisatie kan met de rol promotor ook voor zijn projectmedewerkers de organisatie aanpassen.