Hoe werken wij?
De afdeling 'Europese programma's' (Europa WSE) maakt deel uit van het Departement Werk en Sociale Economie. Als brug tussen de Europese Commissie en de Vlaamse Regering zet Europa WSE zich dagelijks in om de Europese programma’s binnen het beleidsdomein werk en sociale economie te beheren en uit te voeren.
Europa WSE verdeelt de programmamiddelen en zorgt ervoor dat ze terechtkomen bij organisaties die bijdragen tot de prioriteiten van het programma. Daarvoor doet Europa WSE een beroep op de middelen van verschillende Europese fondsen.
Europa WSE delegeert het beheer van een deel van zijn middelen aan twee intermediaire instanties omwille van hun specifieke positie respectievelijk op de arbeidsmarkt en in het onderwijslandschap:
- VDAB: zet ESF-middelen in voor de activering van werkzoekenden. Meer informatie bij Carine Doucet www.vdab.be
- Departement Onderwijs & Vorming: zet ESF-middelen in voor projecten binnen Onderwijs, waaronder ook een focus op inclusief onderwijs. Meer informatie op hun website.
De werking vanuit Europa WSE doorloopt in grote lijnen volgende stappen:
1. Europa WSE lanceert een oproep of een overheidsopdracht.
De oproepen of overheidsopdrachten hangen nauw samen met een of meer strategische thema’s van Europa WSE en zijn evidence-based onderbouwd: activering, werkbaar werk, sociale inclusie, maatschappelijk verantwoord ondernemen, sociale innovatie, levenslang leren of inburgering.
Europa WSE publiceert op de website alle openstaande oproepen en overheidsopdrachten. Alle details over een oproep of overheidsopdracht zijn te lezen in een oproepfiche of een bestek met alle relevante informatie (doel, criteria, budget, timing …).
We communiceren over onze oproepen via de website, nieuwsbrief en socialemediakanalen.
2. Geïnteresseerde organisaties dienen een projectaanvraag in.
Organisaties die geïnteresseerd zijn in een oproep of een overheidsopdracht maken een projectaanvraag of een offerte op. Wie nood heeft aan ondersteuning, kan terecht bij de medewerkers van Europa WSE. Meestal organiseren we een infosessie om de nieuwe oproep toe te lichten.
Als organisatie reageer je voor de deadline op een oproep door een projectaanvraag in te dienen. Dat gebeurt online via Platos.
Reageren op een overheidsopdrachten verloopt via het public-procurementkanaal.
3. Europa WSE beoordeelt de projectvoorstellen
Na het verstrijken van de deadline evalueert Europa WSE alle ingediende projectaanvragen. Als je voldoet aan de kwaliteitsvereisten en jouw projectaanvraag een positieve evaluatie krijgt, dan zal je daarover een uitspraak ontvangen via e-mail.
Je kan de details van jouw projectaanvraag opvolgen in Platos.
4. De organisaties voeren hun project of opdracht uit
Wanneer je een positieve evaluatie ontvangt, kan je van start gaan met je project. De beheerders van de oproep organiseren een startsessie met alle nodige informatie. Je krijgt daarnaast ook een projectverantwoordelijke van Europa WSE toegewezen die samen met jou de uitvoering van je project zal opvolgen.
Afhankelijk van de duur van je project zal je minstens eenmaal moeten rapporteren bij Europa WSE. Na beoordeling van je rapportage ontvang je van Europa WSE een uitbetaling. Daarnaast hangen aan de uitvoering van jouw project een aantal verplichtingen vast:
- Registreer je project correct.
Registreer je je project in Platos. - Communiceer over je Europees project.
Er zijn een aantal Europese communicatieverplichtingen waaraan je moet voldoen. Lees deze goed na, zodat je weet wat er van je verwacht wordt. - Wees gendersensitief.
Europa hecht belang aan gendersensitiviteit op de arbeidsmarkt. - Bewaar je bewijsstukken.
Laad facturen, loonfiches, en andere bewijsstukken op via Platos. Bewijsstukken van de programmaperiode 2014-2020 moeten tot 10 jaar na het einde van het project bijgehouden worden. Bewijsstukken van vorige periodes mogen vernietigd worden.
Bewijsstukken voor projecten uit het programma 2021-2027 moeten vijf jaar bewaard worden, te rekenen vanaf 31 december van het jaar waarin de promotor de laatste betaling voor het project ontvangen heeft. In geval van gerechtelijke procedures kan deze termijn onderbroken worden.