Werktijd registreren via de tijdsregistratie-applicatie

Op deze pagina ontdek je wat de tijdsregistratie-applicatie is, wie hem gebruikt en hoe je ermee aan de slag gaat.

Onderaan deze pagina vind je mogelijke vragen en antwoorden. Deze vragen zijn thematisch geordend, zodat je snel een oplossing vindt. Neem hier eerst een kijkje voor je Europa WSE Support contacteert. 

De tijdsregistratie-applicatie is een digitaal hulpmiddel waarmee je tijd kan registreren.

Je kan de tijdsregistratie-applicatie gebruiken om: 

• gewerkte uren van personeelsleden te registreren (zowel toewijzingen als individuele prestaties).
• (deelnames aan) interne of externe opleidingen te registeren. 

Door de gevolgde uren opleiding of gewerkte uren te registeren, kan Europa WSE bepalen hoeveel subsidies je daarvoor ontvangt. De geregistreerde uren worden automatisch overgeladen in het rapport in Platos. Het is dus heel belangrijk dat je de registratie correct en volledig uitvoert, want jouw organisatie kan enkel subsidies ontvangen voor geregistreerde uren en/of opleidingen.

De tijdsregistratie-applicatie wordt gebruikt door organisaties met een ESF- of AMIF-project. Om subsidies te ontvangen van Europa WSE, moeten zij de uren registeren die ze aan het project besteden. De geregistreerde uren worden automatisch overgeladen in het rapport in Platos.  

Soorten registraties

Wie in jouw organisatie gebruik maakt van de tijdsregistratie-applicatie, hangt af van (1) het soort registratie dat moet worden uitgevoerd en (2) de taakverdeling (met de daaraan gekoppelde gebruikersrechten en rollen).  

We maken een onderscheid tussen twee soorten registraties: tijdsregistratie van intern personeel, en tijdsregistratie van interne of externe opleidingen. 

• Registratie van intern personeel: je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie om individuele prestaties van medewerkers of toewijzingen te registreren. 
• Registratie van interne of externen opleidingen: je gebruikt de tijdsregistratie-applicatie om (deelname aan) een interne of externe opleiding te registreren. E-learning vormt een uitzondering op deze regel (zie onderaan).

Elke registratievorm heeft zijn eigen gebruikersrechten, rollen en richtlijnen. Het is belangrijk dat je voor het gebruik van de tijdsregistratie-applicatie nagaat welke soort registratie je wil doorvoeren, zodat je de juiste rollen en gebruikersrechten kan toekennen.  

Met of zonder partner

Bij de registratie van intern personeel gebeurt het soms dat verschillende organisaties samenwerken. In dat geval is er sprake van een promotororganisatie en een of meerdere partnerorganisaties.

Voor deze organisaties de tijdsregistratie-applicatie kunnen gebruiken, moeten toegevoegd zijn aan het project in Platos. Meer info over deze procedure vind je in onze thematische FAQ-module.

E-learning

E-learning vormt een uitzondering op de regel. Hoewel e-learning een opleidingsvorm is, verloopt de registratie van e-learningssessies via ‘tijdsregistratie voor intern personeel’. Wil je (deelname aan) een e-learningsessie registreren? Neem dan even een kijkje op deze pagina.

Om toegang te krijgen tot de tijdsregistratie-applicatie moet je eerst geregistreerd zijn als gebruiker bij Gebruikersbeheer Vlaanderen. 

De wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder van jouw organisatie moet je in Gebruikersbeheer Vlaanderen de juiste toegangs- en gebruikersrechten toekennen voor de maatregel ‘Platos-tijdsregistratie’. Daarvoor heeft de wettelijke vertegenwoordiger of lokale beheerder je rijksregisternummer, naam en e-mailadres nodig. Daarna kan je je aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie met de overeenstemmende rol, via een digitale sleutel naar keuze (e-id, isme,...) 

Zodra je de juiste gebruikersrechten hebt gekregen in Gebruikersbeheer Vlaanderen, kan je je met de overeenkomstige rol aanmelden in de tijdsregistratie-applicatie.

De rol ‘promotor’ ziet bij het aanmelden meteen alle projecten (uit Platos) in het overzicht en kan projectmedewerkers en leidinggevenden koppelen aan deze projecten. Zie je als projectmedewerker na het aanmelden nog geen projecten in het overzicht staan? Dan wil dat zeggen dat de rol ‘promotor’ je nog niet aan een project heeft gekoppeld. 

Werk je samen met een partnerorganisatie en zie je je partner niet staan? Dan moet je je partnerorganisatie nog toevoegen aan het juiste project in Platos.

Om de tijdsregistratie-applicatie te gebruiken, moet je een aantal stappen doorlopen. De registratie van opleidingen verloopt anders dan de registratie van intern personeel. Bepaal eerst welke registratie je wil uitvoeren en welke rol je hebt. Je vindt hieronder een duidelijk stappenplan per registratievorm. 

Hebt je een vraag of een probleem? Neem dan een kijkje in onze thematische hulp-tool. Je vindt er per onderwerp veelgestelde vragen en antwoorden.

 Staat jouw antwoord niet tussen de aangeboden oplossingen? Dan kan je contact opnemen met Europa WSE Support via het contactformulier. 

De tijdsregistratie wordt op geregelde basis bijgewerkt. Informatie over de nieuwigheden vind je hieronder.

Mei 2023: Met de rol 'promotor' kan je via de tijdsregistratieapplicatie een volmacht voor registratie van tijdsregistratie aanvragen voor een projectmedewerker die langdurig afwezig of uit dienst is (opheffen 4-ogen principe).

Juni 2024: Met de rol 'projectmedewerker' kan je deelnemers registreren in de tijdsregistratie-applicatie. Voorheen was dit enkel mogelijk met de rol 'promotor'.