Veelgestelde vragen over lokale partnerschappen

Samen met VDAB en VVSG zijn we alles aan het finaliseren om meer informatie te verkrijgen over mogelijke combinaties met het reguliere aanbod. We werken aan een lijst hierover die we met de lokale partnerschappen zullen delen.  

De oproep Lokale partnerschappen is gericht naar de doelgroep van werkzoekenden en niet-beroepsactieven met een complexe problematiek.  

Dit wil zeggen dat personen die bij start van een traject deeltijds werkzoekend zijn (bijvoorbeeld omdat ze af en toe werken met een interimcontract) tot de doelgroep kunnen behoren. Personen die voltijds werken bij start kunnen per definitie niet begeleid worden door een lokaal partnerschap.  

Rekening houdend met bovenstaande is het aan het lokaal partnerschap om samen in te schatten wanneer een traject in het lokaal partnerschap zinvol is of wanneer als alternatief een bestaande reguliere dienstverlening de persoon toch beter kan ondersteunen. Hierdoor blijft de capaciteit van de lokale partnerschappen voorbehouden voor de doelgroep die deze het meest nodig heeft.

Deze personen zijn op basis van de oproepfiche niet uitgesloten, dus kunnen begeleid worden in het partnerschap. Werkzoekenden of niet beroepsactieven die willen gebruik maken van het VDAB-aanbod moeten op basis van de regelgeving een volledige toelating tot arbeid hebben, personen met geen of beperkte toelating tot arbeid kunnen dus geen combitraject lopen met een VDAB-maatregel. 

Wat betreft het tellen van deelnemers, maakt Europa WSE het volgende onderscheid:

1. Er wordt (bv. via outreach) contact gemaakt met een persoon die niet voldoet aan de beschrijving van niet beroepsactief of “kwetsbaar met een complexe problematiek”. Hier wordt gerichte doorverwijzing georganiseerd naar regulier aanbod (bij bv. VDAB). Deze persoon telt niet mee voor de doelstellingen van de oproep.
2. Een persoon voldoet wel aan de beschrijving van deze oproep en wordt dus deelnemer van het lokaal partnerschap. Onderdeel van het traject kan, op een bepaald moment, toegang zijn tot complementaire, reguliere dienstverlening, naast voortzetting van de dienstverlening vanuit het partnerschap zelf. In dit geval telt de deelnemer mee voor de doelstellingen van de oproep, evenals voor de doelstellingen van de complementaire diensten.

Elk partnerschap engageert zich om voor iedereen de snelste, passende weg naar werk te zoeken, inclusief door overdracht naar bestaand regulier aanbod wanneer aangewezen. Voorstellen/adviezen over het geschikte traject worden door het partnerschap als geheel opgesteld en beslist. VDAB waakt hier, als gelijkwaardige partner in elk lokaal partnerschap, mee over.

Er is centraal geen verzekering geregeld voor de deelnemers vermits er geen verplichte registratie meer is in MLP zullen de deelnemers ook niet meer verzekerd zijn via deze weg. Echter kan wel nagedacht worden over globale polissen door bijvoorbeeld lokale besturen, VDAB of elders en/of dat ieder partnerschap apart een polis moet nagaan. Dit wordt nog opgenomen.  

Zoiets is intern in het partnerschap te regelen. Zowel een promotor als partner kunnen deze rol op zich nemen, er kan ook gecheckt worden bij de interne juridische dienst hoe dit best wordt aangepakt.  

Leerwerkplaatsen kunnen ingericht worden als het partnerschap dit nodig acht in functie van de noden van de klant om bv. generieke competenties te oefenen. Wel moet steeds bewaakt worden dat er geen reguliere dienstverlening wordt gedupliceerd (bv. wijk-werken). Het moet steeds gaan om een actie complementair aan het reguliere aanbod. Het kader blijft hier ook steeds het leerproces. Wat de verzekering betreft, dit is een interne aangelegenheid: het partnerschap beslist zelf wat er verzekeringsgewijs al dan niet geregeld wordt.

Een persoon die in een traject zit bij een lokaal partnerschap én die tegelijk ook in een complementaire dienst zit, al dan niet ook met Europese middelen gefinancierd, stelt geen probleem inzake dubbelfinanciering. Dubbelfinanciering is twee keer betalen, voor hetzelfde door dezelfde actor op hetzelfde moment.

Dubbelfinanciering betekent dat een actor meer dan één keer middelen ontvangt voor een eenzelfde actie. Bijvoorbeeld door deze actie bij twee verschillende oproepen/tenders in te dienen.

De lokale partnerschappen bekijken zelf wat relevant en haalbaar is vanuit het perspectief van de deelnemer. VDAB en lokale besturen maken deel uit van de lokale besturen. Samen met VDAB en VVSG zijn we alles aan het finaliseren om meer informatie te verkrijgen over mogelijke combinaties met het reguliere aanbod. Er wordt een draaiboek verwacht midden april.

Meer informatie over de combinatietrajecten bij VDAB, kunnen jullie terugvinden in het draaiboek. Ook mogelijke combinaties worden hierin vermeld. De VDAB-adviseur betrokken in jullie lokaal partnerschap heeft een goed overzicht van de mogelijkheden van ons regulier aanbod. Betrek dus ook zeker de VDAB-adviseur bij deze inschattingen. Het draaiboek kan je raadplegen via deze link. 

Deze combinatie kan, indien de doelstellingen en acties inhoudelijk verschillend zijn van de doelstellingen en acties in het lokaal partnerschap voor de klant.

Er worden geen registraties verwacht van partners van het lokaal partnerschap in MLP. Dit is technisch gezien ook niet mogelijk.

De klant neemt indien een indicering nodig is contact op met zijn VDAB-bemiddelaar in de reguliere werking. Het draaiboek zal ook meer uitleg geven over deze routing.

Neen. De doelgroep van een lokaal partnerschap zijn personen met een complexe multiproblematiek die niet terecht kunnen in bestaand regulier aanbod. Het is niet de bedoeling om het reguliere aanbod van de klant bij VDAB stop te zetten in functie van begeleiding in het lokaal partnerschap. De capaciteit van de lokale partnerschappen moet voorbehouden blijven voor de doelgroep die deze het meest nodig heeft. 

Neen, een GLOW-partner kan niet rechtstreeks doorverwijzen naar het Lokaal Partnerschap. De klant werd na inschatting door VDAB toegeleid naar een GLOW-traject. Wanneer blijkt dat je klant toch andere noden heeft of de inschatting niet helemaal correct lijkt te zijn, neem je als GLOW-partner contact op met de toeleider van VDAB (trusted advisor) om deze noden te bespreken.

Als uit de casusbespreking blijkt dat een combinatietraject (bijv. wijkwerken) aangewezen is, moet een VDAB-bemiddelaar in de reguliere werking dit combinatietraject initiëren. Als de klant nog niet ingeschreven is bij VDAB, moet de klant zich eerst inschrijven. Dit kan online of telefonisch via de Servicelijn (0800/30 700)0 Als de klant wel al ingeschreven is bij VDAB en een VDAB-bemiddelaar heeft, neemt de klant contact op met zijn VDAB-bemiddelaar. Meer informatie kan je terugvinden in het draaiboek (binnenkort beschikbaar).

Het OCMW verwijst leefloongerechtigde klanten (cat.05) zelf door naar wijkwerken. De OCMW-begeleider initieert zelf de service wijkwerken in MLP en heeft een nauw contact met de wijk-werkbemiddelaar.

Future2Work wordt niet meer gefinancierd door AMIF, AMIF financiert enkel de organisatienetwerken. De regio's moeten een actieplan opmaken en Future2Work zou daar een onderdeel van kunnen zijn. Als er hierover vragen zijn, neem je best contact op met de netwerkmedewerkers om af te stemmen of er plannen zijn vanuit de 4e pijler richting Future2Work. Indien er in de regio plannen zijn hiervoor, is het niet de bedoeling dat dit regulier aanbod vanuit de middelen voor het actieplan verder gesubsidieerd wordt maar bijvoorbeeld wel een opschaling ervan (= niet-regulier).

De finaliteit van de 4e pijler is het vergroten van sociaal kapitaal bij nieuwkomers via o.a. buddy’s, vrijwilligerswerk, vrijetijdsparticipatie, kennismakingsstages, etc. Een traject richting bijvoorbeeld (stappen naar) werk hoort daar niet bij. Dus we zien een traject bij Future2Work eerder als passend aanbod binnen LP (voor dezelfde doelgroep weliswaar). Dit is dan wel onder dezelfde voorwaarden als de combinatietrajecten en dat er moet bijgehouden worden waarom het complementair is en andere zaken.

Klanten met een advies welzijn kunnen terecht in de dienstverlening van het lokaal partnerschap. Net zoals bij andere klanten die ingeschreven zijn bij VDAB is het wel belangrijk om de klant contact te laten opnemen met zijn bemiddelaar. Belangrijk om te weten is dat klanten met een advies welzijn opgevolgd worden door GTB. We raden dus aan om deze klanten contact op te laten nemen met hun GTB-bemiddelaar. In de handleiding (bijlage 1-draaiboek) kan het partnerschap meer informatie vinden over hoe je als klant in je VDAB-account terug kan vinden wie je bemiddelaar is. 

De partnerschappen organiseren zich in de oproep volgens het model van een “organisatienetwerk”. Dat betekent dat organisaties binnen dit partnerschappen middelen, competenties, informatie en activiteiten delen. Om binnen dit model gelijkwaardigheid tussen partners mogelijk te maken, spreekt Europa WSE over “gedeeld leiderschap”.

Lokale besturen nemen verplicht deel aan elk partnerschap. Elk lokaal partnerschap onderzoekt en beslist samen welke organisaties binnen het partnerschap rechtstreekse dienstverlening bij de doelgroep uitvoeren. Dit zal deel uitmaken van het partnerschapsvormingsproces. Binnen het kader van de oproep is het expliciet mogelijk gemaakt dat het lokaal bestuur, gezien zijn cruciale rol, directe dienstverlening uitvoert. 

In aanloop naar deze oproep heeft VDAB centraal beslist dat VDAB-bemiddelaars geen rechtstreekse begeleiding aan de deelnemers in het partnerschap opnemen. De reden om geen rechtstreekse begeleiding op te nemen, heeft te maken met de VDAB-strategie voor de periode 2020-2025. De kerntaak van de VDAB-bemiddelaars hierbij is het inschatten, oriënteren en de trajectbepaling. Voor intensieve acties en begeleiding doet VDAB beroep op externe dienstverleners. VDAB werkt hierbij samen met de partners als 'trusted advisor' , en na een traject bij een partner, schat VDAB opnieuw in wat de beste vervolgstap is. Deze lijn werd doorgetrokken in al de samenwerkingen, en dus ook in de lokale partnerschappen. 

Dit belet niet dat VDAB volwaardig deel uitmaakt van het partnerschap. VDAB zet zijn expertise in door onder andere deel te nemen aan de kwaliteitswerking van het partnerschap (inclusief deelname aan de casusbesprekingen van de deelnemers).

Het proces om de samenstelling van het partnerschap te wijzigen (= dynamisch partnerschap) kan vanaf zes maanden na opstart van het partnerschap. Zo heeft het partnerschap voldoende tijd om lessen te trekken uit het eerste half jaar toepassen van de kwaliteitswerking die inzicht geeft in welke expertise er niet meer of bijkomend nodig is. Het initiatief tot wijzigen van de samenstelling van het partnerschap ligt in de eerste 3 jaar bij het partnerschap.

Na 3 jaar organiseert Europa WSE een ‘right to challenge’. Op dat moment kunnen externe organisaties de samenstelling van het partnerschap uitdagen.

Dit is vandaag nog niet uitgewerkt. Dit zal onderdeel vormen van de externe evaluatie na 3 jaar.  

Nee, een lokaal partnerschap dient de capaciteit voor te behouden voor personen met een complexe problematiek.  Als na outreach of verder contact blijkt dat bestaande reguliere dienstverlening (bv. vanuit OCMW of VDAB) een deelnemer beter kan ondersteunen, organiseren de partnerschappen een warme overdracht. Op die manier blijft de capaciteit van de lokale partnerschappen voorbehouden voor de doelgroep die deze het meest nodig heeft.

Tijdens het voorbereidend partnerschapsvormingsproces werden de lokale noden in elk werkingsgebied onderzocht en gedocumenteerd in een lokaal addendum. Elk lokaal partnerschap dient bij het verder uitbouwen van het partnerschap maximaal een antwoord te bieden op deze lokaal geïdentificeerde noden en de variatie in die noden van de doelgroep.

Vanuit beheer zal Europa WSE nagaan of partnerschappen de capaciteit effectief voorbehouden voor de doelgroep die werd geïdentificeerd op lokaal niveau als de doelgroep die de ondersteuning van het lokaal partnerschap het meest nodig heeft.

De bepaling van deze uitstroomdoelstelling ‘20% van de deelnemers na deelname aan het werk’ is onder andere gestoeld op de uitstroomresultaten van de voorbije en aflopende oproepen in de prioriteit sociale inclusie in het programma 2020 – 2014. Dit is ook de met de EC afgesproken doelstelling van de prioriteit sociale inclusie in het programma ESF+ 2021-2027.

Indien een lokaal partnerschap het resultaat ‘20% van de deelnemers aan het werk na deelname’ niet behaalt, zal Europa WSE het voorschot Vlaamse cofinanciering voor het daaropvolgend kalenderjaar/rapportperiode verminderen naar 50% (initieel 70%). Dit betekent een vertraging in de uitbetaling van de middelen. Europa WSE zal bij de volgende financiële beoordeling alle gerapporteerde, en na controle aanvaardbare, kosten uitbetalen volgens de geldende financieringspercentages.

Dit is vandaag nog niet uitgewerkt. Dit zal onderdeel vormen van de externe evaluatie na 3 jaar.  

Volgende passage in de oproepfiche geeft hierover meer duidelijkheid: 
“Wat betreft het aanrekenen van het resultaat uit dit zich op twee wijzen:
1. Er wordt (bv. via outreach) contact gemaakt met een persoon die niet voldoet aan de beschrijving van niet-beroepsactief of “kwetsbaar met een complexe problematiek”. Hier wordt gerichte doorverwijzing georganiseerd naar regulier aanbod (bij bv. VDAB). Deze persoon telt niet mee voor de doelstellingen van deze oproep.
2. Een persoon voldoet wel aan de beschrijving van deze oproep en wordt dus deelnemer van het lokaal partnerschap. Onderdeel van het traject kan, op een bepaald moment, toegang zijn tot complementaire, reguliere dienstverlening, naast voortzetting van de dienstverlening vanuit het partnerschap zelf. In dit geval telt de deelnemer mee voor de doelstellingen van de oproep, evenals voor de doelstellingen van de complementaire diensten  .”
Verder willen we nog eens het streefcijfer van 20 % uitstroom naar werk verder nuanceren. Aangezien dit streefcijfer van 20 % uitstroom naar werk zich situeert op het niveau van de oproep als geheel, kunnen projecten die zich expliciet richten op zeer uitdagende groepen dan ook een lager streefcijfer vooropstellen dan diegenen die zich op relatief minder uitdagende groepen richten, en vice versa. Na een periode van 3 jaar zal vanuit een externe evaluatie bepaald worden in hoeverre het werkelijk behaalde resultaat toepasselijk was, gegeven de afstand tot de arbeidsmarkt van de effectieve deelnemers.
Verder zal focus op deze uitstroom enkel contraproductief zijn volgens het eigenlijke doel en de filosofie van deze oproep, waarin we de effectieve noden van de deelnemer centraal zetten. Dit zal ook op die manier opgevolgd worden door de beheerder tijdens o.a. de voortgangsmeetings. 

Europa WSE maakt een onderscheid tussen partners en onderaannemers. Partners voeren de dagdagelijkse werking uit in het partnerschap vanuit een cruciale bijdrage aan de dienstverlening, die nodig blijkt vanuit de identificatie van de lokale noden. Onderaannemers spelen een rol in dienstverlening aan de doelgroep door een (tijdelijke) afgebakende opdracht voor het partnerschap te vervullen. Deze organisatie hebben een specifieke expertise, die bij de partners niet beschikbaar is of kunnen de partners (tijdelijk) in volume versterken. Zij worden enkel en alleen voor hun geleverde prestaties waarvoor ze werden ingeroepen vergoed op factuurbasis.

Nee, organisaties die enkel werken op factuurbasis kunnen enkel als onderaannemer aan de slag voor een lokaal partnerschap. Zij kunnen wel beperkte taken uitvoeren voor het partnerschap en worden vergoed via het forfait. Partners stellen personeel te werk met een arbeidsovereenkomst of schakelen vastbenoemde personeelsleden in.

Partners moeten standaard geen monetaire bijdragen doen naast het aanbrengen van het eigen aanbod en expertise. De financiering van een project bestaat echter wel uit een aandeel lokale financiering en financiering vanuit VDAB (voor exacte verhoudingen zie oproepfiche). Als dit aandeel niet of niet volledig via personeelsinzet wordt voorzien, zijn bijkomende financiële middelen vereist.

Ja, vastbenoemde medewerkers bij de lokale overheden en VDAB, die taken uitvoeren in het lokaal partnerschap, kunnen ingeschakeld worden binnen het project. De loonkost van deze medewerkers kan worden ingebracht als cofinanciering door VDAB of lokale overheden.

In de oproep staat: de partnerschappen kunnen als onderdeel van de dienstverlening ook tijd en middelen (o.a. via het forfait voor kosten verbonden aan de doelgroep) inzetten om de toegang van de doelgroep tot essentiële diensten zoals gezondheidszorg, mobiliteit zoals verplaatsingskosten, huisvesting, sociale voorzieningen, vrijwilligerswerk, etc. te verzekeren en drempels hierrond aan te pakken. Het lokaal partnerschap bepaalt gezamenlijk het gebruik en de invulling van het forfait. Het lokaal partnerschap kan dus beslissen om het forfait (deels) aan de loonkosten van personeel te besteden.

Een project kan kosten maken via inzet van het projectpersoneel. De registratie van de prestaties van het projectpersoneel kan via uurregistratie of via toewijzing. Beide mogelijkheden registreer je in de PLATOS-tijdregistratieapplicatie.

De invulling van de vereiste cofinanciering kan gedurende de projectperiode wijzigingen.

De middelen ondersteuning zijn enkel voor VVSG, Gent en Antwerpen (hun personeelsinzet). 

Dit wordt zo snel mogelijk gecommuniceerd. VDAB kan nog geen exacte timing meedelen door de nieuwe werking. Eenmaal het uitbetalingsproces voor de eerste keer is afgerond zullen zij zeker kunnen communiceren wat de timing is voor uitbetaling de volgende jaren.

Het is niet nodig om een verslag of de inhoud van de casussen systematisch te delen met Europa WSE. Het Europa WSE kwaliteitskader, van toepassing in deze oproep, vraagt dat een lokaal partnerschap casusbesprekingen organiseert binnen het partnerschap als basis voor het systematisch leren vanuit het perspectief van de klant. Indien nodig kan Europa WSE, in functie van de opvolging van het project, de documentatie opvragen.  

De promotor is volgens de algemene voorwaarden (AV'en) van Europa WSE verantwoordelijk voor het financieel beheer. De promotor kan het uitvoeren van het financieel beheer delegeren aan een partner binnen het project. Europa WSE adviseert de promotor om de delegatie van het uitvoeren van het financieel beheer te formaliseren via de partnerschapsovereenkomst. Om te vermijden dat de partner, als die in gebrek blijft, verwijst naar de AV’en en stelt dat de promotor het financieel beheer had moeten doen. En, als die delegatie niet formeel gebeurde, dan moet de promotor het volgens de AV’en wel degelijk zelf doen, ongeacht of de partner het nu goed deed of niet. 

Vanuit EUWSE is er geen deadline om die partnerschapsovereenkomst op te laden. We adviseren vanuit de oproep dat er een overeenkomst moet komen (zeker in een organisatienetwerk), maar jullie beslissen zelf of jullie verdergaan met de ondertekening of niet. In principe kunnen jullie wachten met opladen in Platos. 

Er kan later nog een bijlage toegevoegd worden aan de partnerschapsovereenkomst. Zodanig kan er nu verder gegaan worden met de voorschotten en kan een partnerschap later op de GDPR terugkomen via een bijlage.  

We stappen af van de gezamenlijke mailbox en elk partnerschap krijgt terug een vast aanspreekpunt binnen EuropaWSE. Je vindt je aanspreekpunt terug via Platos in het onderdeel via projectgegevens en via deze Excel.

Het is de bedoeling dat de ontwikkelde tool door alle partnerschappen gebruikt wordt omdat Europa WSE zo de data over alle projecten heen kan aggregeren en de data kan gebruiken om te rapporteren over de oproep. Als we verschillende tools gebruiken wordt dit minder evident, zeker omdat we willen werken richting een nieuwe indicator voor rapportering naar Europa. Een uniforme werkwijze is hier aangewezen. Feedback over het gebruik van deze tool is zeker welkom bij jouw beheerder van Europa WSE.  

Nee, maar vragen mogen uiteraard vertaald worden. Ook de uitleg over de vragen mag natuurlijk in de contacttaal van de deelnemer besproken worden met de deelnemer.

Je maakt de meetnummers zelf aan en kiest dus zelf welk nummer je gebruikt. Echter dien je ervoor te zorgen dit nummer verbonden is aan een bepaalde deelnemer en dat je telkenmale hetzelfde meetnummer gebruikt voor dezelfde deelnemer telkens je de survey invult voor die deelnemer.

Ja klopt want deelnemers worden gelinkt aan een projectnummer vermits je het projectnummer dient in te geven als je de survey invult.

Ook in dit geval ga je de eindmeting registreren in de online tool. Bij de 9 empowermentvragen vul je dan telkens “geen antwoord” in. Bij volgende vraag “Indien het om een eindmeting gaat, wat was de situatie van de cliënt?” kies je dan voor optie 7 “Het traject werd vroegtijdig stopgezet door klant of dienstverlening”.

Op die manier hebben we voor alle deelnemers een eindregistratie, wat belangrijk is om deze informatie te kunnen meenemen in de analyse van alle data.

Uitgangspunt is dat de vragenlijst voor iedereen afgenomen wordt, maar dat het wel mogelijk is dat bepaalde vragen (nog) niet opportuun zijn. Er is dan ook wel wat speelruimte wanneer exact de meting afgenomen wordt, bv. na een periode waarin eerst voldoende vertrouwen tussen cliënt en dienstverlener tot stand gekomen is. Als begeleider heb je zelf het beste zicht wanneer een geschikt moment is om (een deel van) de empowermentmeting een eerste keer af te nemen, we leggen hier geen ultieme datum op. Het perspectief van de deelnemer is hier leidend, we willen zeker geen zaken opleggen die negatief ervaren worden door de deelnemer.

Wel moet je als dienstverlener opletten dat niet te lang gewacht wordt en de startmeting eigenlijk al een tussenliggende meting is waarbij je al veel vooruitgang boekte. Die vooruitgang gaat dan immers niet zichtbaar zijn. Neem contact op met je EUWSE-beheerder indien je onzeker bent of de periode voor de startmeting genomen wordt te lang zou zijn.

Deze kan je op deze webpagina terugvinden.

Ja, je vult steeds de meting in maar eventueel kan er bij bepaalde vragen, indien ze nog niet opportuun zijn, aangegeven worden dat ze niet beantwoord worden.

Europa WSE kijkt niet enkel via indicatoren zoals empowerment naar lokale partnerschappen.  Indicatoren kunnen immers altijd maar een beperkt beeld van de realiteit vatten. Dat geldt ook voor de empowermentmeting.

Even belangrijk is hoe het partnerschap naar kwaliteit, zoals beschreven in het EUWSE-kwaliteitskader, streeft en dus zich inspant om continu te verbeteren vanuit het perspectief van elke individuele cliënt. Overmatige fixatie op eender welke indicator, inclusief empowerment, is niet gewenst. Indicatoren blikken altijd terug. Om stappen vooruit te zetten is nog een ander type informatie nodig, op het niveau van individuele cliënten en diverse patronen over cliënten heen, binnen het kader van kwaliteitswerking. Deze manier van kijken zullen we als Europa WSE hanteren bij het opvolgen van de lokale partnerschappen.

Ja klopt, dit is te bekijken door het partnerschap zelf.

Indien je foutieve gegevens hebt ingevuld in de survey-tool van de empowermentmeting, contacteer je je beheerder. Hij of zij bekijkt dan op welke manier dit best kan rechtgezet worden. 

De partners toegevoegd in Platos zijn automatisch toegevoegd in de TR-applicatie. Als partner heb je geen toegang tot het project in Platos. Je moet als partner geen acties uitvoeren in Platos, de promotor brengt dit in orde. Je hebt als partner ook geen rechten nodig voor Platos. Om tijd te registreren en/of om deelnemers te registreren moet je wel toegang vragen via de lokale beheerder van jouw organisatie om de nodige rechten te hebben in de TR-applicatie. Van zodra de gebruikersrechten voor een partner in orde zijn gebracht, kan er geregistreerd worden in de TR-applicatie.

Alle documenten (loonfiches en dergelijke) worden opgeladen in de Platos-applicatie. Bij rapportering worden daar alle noodzakelijke bewijsstukken geraadpleegd. In de rapportperiodes zelf zal je ook specifieke documenten kunnen linken aan kosten.

Het archief blijft bestaan, weliswaar nadien online enkel toegankelijk nog voor EuropaWSE en tweedelijnscontrole-instanties.

Dat is intern te beslissen. De coördinator kan zeker bundelen wie welke rechten nodig heeft en dit doorsturen naar de lokale beheerder die alle rechten in orde brengt voor iedereen. Iedereen moet wel zeker het correcte gebruikersrecht krijgen zodat die kunnen doen wat er verwacht wordt.

Neen, er is geen addendum of onderbouwing via agenda’s nodig. Voor ons is het voldoende dat de toewijzing wordt toegevoegd in de TR-applicatie. Er moet wel opgelet worden met toewijzingspercentage en afwezige periodes, dit moet de realiteit weerspiegelen en indien nodig aangepast worden.

Het hangt af van waar de ingegeven toewijzing zit in de goedkeuringscyclus: ofwel ga je de toewijzing nog zelf kunnen aanpassen door de einddatum te wijzigen (tot laatste dag dat de medewerker actief was) of als de toewijzing al verder zat in de goedkeuringscyclus de initiële toewijzing via de tab ‘Overzicht’ opzoeken en ‘archiveren’ en een nieuwe aanmaken met de juiste einddatum (laatste dag dat de medewerker actief was) en dan terug door de goedkeuringscyclus laten gaan. Als de toewijzing met verkorte einddatum nog niet was goedgekeurd was door medewerker (en je zit op het cruciaal moment rapportering) kan een volmacht aangevraagd worden: zie presentatie. Wanneer de persoon in kwestie dan terug aanwezig is, ga je een tweede toewijzing aanmaken voor die persoon met als start de eerste dag van tewerkstelling tot aan de dan gewenste einddatum om zo de tweede periode van activiteit na ziekte in te geven.

De timing is nog niet exact gekend, deze staat nu op de radar van het ontwikkelteam. Sowieso volgt er communicatie hierover eens de rol definitief verdwijnt.

De twee opties bestaan. Doorgaans is het de partner zelf, met name de persoon bij de partnerorganisatie met de promotorrol die medewerkers (en eventueel toewijzingen) gaat toevoegen voor hun organisatie. De promotor kan die taak overnemen van de partner: zie slide 33 hierover in de presentatie.

Nu is het de bedoeling om dit enkel voor het jaar 2024 te doen.

Het systeem is hier in principe niet op voorzien. Het systeem blijft uitgaan van het feit dat de promotororganisatie de financiële beheerstaken op zich neemt. Je zal telkens met hen moeten afspreken voor bepaalde taken. Nu nog niet mogelijk, dit wordt wel meegenomen voor toekomstige ontwikkeling. Zeker legitieme vraag bij partnerschappen waarbij leiderschapsrollen bij andere partners kunnen komen te liggen.

Deelnemers registreren gebeurt in de TR-applicatie en kan nu al gebeuren (indien de toegang in orde is) via de tab ‘projectoverzicht deelnemers’. De instructies vind je hier.

Als richtlijn definieert Europa WSE deelnemers als cliënten waarmee het partnerschap actief aan de slag gaat.  Dat betekent dat niet elke aangemelde persoon per definitie geregistreerd dient te worden in de TR-applicatie. Als na de intakefase blijkt dat de dienstverlening van het partnerschap niet passend is voor de cliënt, dan hoeft de cliënt niet te worden geregistreerd in de TR-applicatie.  

Het partnerschap bekijkt operationeel zelf wat "actief aan de slag gaan" betekent en beslist zelf wanneer de cliënt effectief wordt geregistreerd.  

We leggen geen welbepaalde frequentie op, we raden echter aan dit wel aan een vaste frequentie te doen om te voorkomen dat het blijft liggen. Wij hebben namelijk de zo accuraat mogelijke gegevens nodig om te rapporteren richting Europa. Het retroactief invullen in de tijdregistratie-applicatie kan. We begrijpen dat in sommige gevallen er eerst een vertrouwensband moet opgebouwd worden vooraleer zaken zoals rijksregisternummer kan opgevraagd worden. Het belang van de cliënt staat uiteraard voorop. 

Je registreert enkel deelnemers waarmee je echt aan de slag gaat en dus niet iedereen die binnenwandelt bij wijze van spreken. Wat “echt mee aan de slag” is, is iets dat je als lokaal partnerschap zelf moet bepalen. 

Onderlinge afspraken kunnen hierover gemaakt worden. Elke partner kan deelnemers registreren, maar je kan dit ook gaan uitbesteden aan 1 bepaalde organisatie/persoon die input in systeem voor het volledige project. Niet elke projectmedewerker hoeft dit voor zijn eigen deelnemers te doen, hier kunnen afspraken over gemaakt worden. Momenteel kan het opladen wel enkel vanuit een promotorrol (= de rol van promotor bij ofwel partner- of promotororganisatie).  Er wordt gewerkt aan de ontwikkeling zodat ook projectmedewerkers van partner- of promotororganisatie deelnemers kunnen registreren. Als je als promotor of partnerorganisatie een deelnemer gaat registreren maar die zit er al in zal er een melding komen dat deze al is geregistreerd en dus niet opnieuw is aangemaakt.

Als jullie beslissen om 1 organisatie verantwoordelijk te maken van het bijhouden gegevens deelnemers, dan zijn daarop de interne GDPR-regels van toepassing (zie VVSG – Apogado). Voor alle vragen daarover klop je bij hen aan. Onze privacyverklaring dekt hoe de gegevens opgeladen worden/verwerkt worden in de Tijdsregistratie-applicatie.

Je dient dit teken ‘ te plaatsen voor het rijksregisternummer, zodoende blijven de nullen staan en kan je de deelnemer effectief registreren.

Zeker een goeie suggestie, daar maken we werk van.

De toewijzing van iedere VDAB-medewerker in een lokaal partnerschap wordt centraal door VDAB ingeput in de TR-app van Europa WSE. Algemene vragen hieromtrent kunnen gesteld worden aan Marjan Boenders (marjan.boenders@vdab.be).